Ficheros manuales: ¿Cuál es la medida de seguridad más importante?

Si bien en la actualidad nos encontramos en el ámbito de las Administraciones públicas en un profundo cambio hacia una “Administración sin papeles”, todavía nos queda un largo camino por recorrer para que todos los trámites o cualquier actuación que suponga una prestación de un servicio público se realice en su totalidad electrónicamente.

Por ello, debemos ser especialmente diligentes a la hora de custodiar la documentación en papel. Aún más si cabe en los centros de salud y hospitales, no sólo por el tratamiento de los datos de salud, calificados por la LOPD como “especialmente protegidos” y que tienen un régimen jurídico especial más garantista, sino también por el gran volumen de documentos que se tramitan en los citados servicios, como puede ser toda la documentación obrante en la historia clínica en formato papel.

En este sentido, una de las novedades más importantes que introdujo el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la LODP, fue la regulación de las medidas de seguridad de los ficheros manuales (también llamados no informatizados).

Respecto a estas medidas, podríamos estructurarlas en tres grupos:

-      Aquellas que ya eran de aplicación a los ficheros informatizados, y que son factibles de adoptar respecto a los manuales, como el documento de seguridad o el registro de incidencias;

-      Las que tienen en cuenta las características del “papel”, como puede ser el artículo 106 cuando se refiere a los “criterios de archivo”;

-      Y las que introducen el sentido común, como es la obligación en el caso de los ficheros manuales con datos de nivel alto de que cuando la documentación se encuentre en armarios y archivadores, deberá existir un área en la que se encuentren los mismos, área que se protegerá con una llave u otro dispositivo.

Pues bien, sobre dicho sentido común me gustaría hacer unos breves comentarios: la medida de seguridad más importante, sobre todo respecto al papel, es la diligencia debida que tenga cada trabajador.

Incluso, en ocasiones, ser diligente, en el sentido de colocar una destructora de papel, no ponerle a un enfermo un cartel o pegatina con su medicación que no a la vista de cualquiera (salvo que obviamente dé su consentimiento) o no dejar la documentación en cualquier sitio es algo que no cuesta nada. Tampoco es muy aconsejable sacar la documentación fuera del lugar de trabajo, puesto que al final, dado su carácter volátil, se pierde el contacto de la misma. Ocurre lo mismo, en formato electrónico con el almacenamiento de información en los conocidos pendrives.

Sobre estas cuestiones, recuerdo que una amiga abogada me decía hace unos años, justo cuando se aprobaba el Reglamento de la LOPD, “Ahora resulta, que con la normativa esa de protección de datos cuando trato con un cliente no puedo tener en la mesa los papeles de mis otros clientes”. Yo le contesté “Para eso, no es necesario, ningún Reglamento de protección de datos. Es de sentido común”.

2 pensamientos sobre “Ficheros manuales: ¿Cuál es la medida de seguridad más importante?”

  1. Ciertamente hay medidas que son como dices de sentido común. Es como si un técnico hubiera esperado a que se publicara el RD 1720/2007 para hacer copias de seguridad.

    En este sentido siempre insisto en lo mismo. Concienciación, Concienciación y Concienciación, y luego acompañarla con formación específica a los profesionales aplicada a su realidad diaria.

    Un saludo

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos necesarios están marcados *

Puedes usar las siguientes etiquetas y atributos HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>