El quinto trabajo de Heracles: Los establos de Augías(XII). Las indestructibles historias clínicas.

Hércules limpia los establos de Augías desviando el cauce de los ríos Alfeo y Peneo. Detalle del mosaico romano de Los Doce Trabajos de Liria (Valencia, España). Luis García [GFDL (http://www.gnu.org/copyleft/fdl.html) or CC-BY-SA-3.0-2.5-2.0-1.0 (http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0)], via Wikimedia Commons
Hércules limpia los establos de Augías desviando el cauce de los ríos Alfeo y Peneo. Detalle del mosaico romano de Los Doce Trabajos de Liria (Valencia, España).
Luis García [GFDL (http://www.gnu.org/copyleft/fdl.html) or CC-BY-SA-3.0-2.5-2.0-1.0 (http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0)], via Wikimedia Commons
La última fase del proceso es la conformación del documento digital, que consistirá en la asignación de los metadatos al documento electrónico digitalizado y si fuera necesario, la firma electrónica.

Los metadatos que no pudieran asignarse de forma automática tendrían que asociarse manualmente al documento digitalizado antes de la finalización del proceso de digitalización.

Por último, para finalizar la fase de conformación se realizaría la firma electrónica de la imagen electrónica. Dicha firma podría realizarse de forma automática a través del propio sistema de digitalización, o también  través de otro sistema de firma del personal de la administración pública en cuestión.

Una vez terminado el proceso de digitalización obtendremos un documento digitalizado fiable e íntegro y completamente conformado si se han asignado los metadatos mínimos obligatorios establecidos en l NTI del Documento electrónico.

Además, según indica el apartado 2 del punto V. Proceso de digitalización, el proceso de digitalización deberá someterse  a una serie de operaciones de mantenimiento preventivo que garanticen el buen estado de la aplicación de digitalización y los dispositivos asociados a la misma, de forma que continúan generando imágenes fieles e íntegras en todo momento.

Otro de los aspectos que debemos considerar en el proceso son las copias de documentos, digitalizados o digitales en origen. Una copia es el duplicado de un objeto, resultante de un proceso de reproducción. En el contexto que estamos tratando en este capítulo, no es suficiente con este concepto. “La Guía de Aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad. Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos” nos introduce el concepto de copia auténtica.

Las copias realizadas por medios electrónicos de documentos electrónicos emitidos por el propio interesado o por las Administraciones Públicas, manteniéndose o no el formato original, tendrán inmediatamente la consideración de copias auténticas con la eficacia prevista en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, siempre que el documento electrónico original se encuentre en poder de la Administración, y que la información de firma electrónica y, en su caso, de sellado de tiempo permitan comprobar la coincidencia con dicho documento.

Las copias realizadas por las Administraciones Públicas, utilizando medios electrónicos, de documentos emitidos originalmente por las Administraciones Públicas en soporte papel tendrán la consideración de copias auténticas siempre que se cumplan los requerimientos y actuaciones previstas en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

Las copias realizadas en soporte papel de documentos públicos administrativos emitidos por medios electrónicos y firmados electrónicamente tendrán la consideración de copias auténticas siempre que incluyan la impresión de un código generado electrónicamente u otros sistemas de verificación que permitan contrastar su autenticidad mediante el acceso a los archivos electrónicos de la Administración Pública, órgano o entidad emisora.

Una copia auténtica, es por tanto un nuevo documento, expedido por una organización con competencias atribuidas para ello, con valor probatorio pleno sobre los hechos o actos que documenta, equivalente al documento original.

Autores:

Manuel Jimber del Río
Francisco José Sánchez Laguna.
Rafael Marín Jiménez

El quinto trabajo de Heracles: Los establos de Augías(XI). Las indestructibles historias clínicas.

Hércules limpia los establos de Augías desviando el cauce de los ríos Alfeo y Peneo. Detalle del mosaico romano de Los Doce Trabajos de Liria (Valencia, España). Luis García [GFDL (http://www.gnu.org/copyleft/fdl.html) or CC-BY-SA-3.0-2.5-2.0-1.0 (http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0)], via Wikimedia Commons
Hércules limpia los establos de Augías desviando el cauce de los ríos Alfeo y Peneo. Detalle del mosaico romano de Los Doce Trabajos de Liria (Valencia, España).
Luis García [GFDL (http://www.gnu.org/copyleft/fdl.html) or CC-BY-SA-3.0-2.5-2.0-1.0 (http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0)], via Wikimedia Commons
Pero ¿Y si el documento o expediente electrónico está originalmente en papel, tal y como plantemos en este capítulo? Para analizarlo tendremos que hablar además del concepto de Digitalización Certificada.

El proceso de digitalización queda definido en el apartado V de la NTI de Digitalización de Documentos, que dice lo siguiente:

“V. Proceso de digitalización

Con el fin de satisfacer los requisitos establecidos en el apartado IV, la digitalización de un documento:

  1. Se realizará a través de un proceso informático en el que, garantizando la integridad de cada uno de los pasos, se realizarán las siguientes tareas:
  2. Digitalización por un medio fotoeléctrico, de modo que se obtenga una imagen electrónica en la memoria del sistema asociado al dispositivo.
  3. Si procede, optimización automática de la imagen electrónica para garantizar su legibilidad, de modo que todo contenido del documento origen pueda apreciarse y sea válido para su gestión (umbralización, reorientación, eliminación de bordes negros, u otros de naturaleza análoga).
  4. Asignación de los metadatos al documento electrónico digitalizado según lo dispuesto en el apartado III.1.

Si procede, firma de la imagen electrónica.

2. Contemplará la aplicación de un conjunto de operaciones de mantenimiento preventivo y comprobaciones rutinarias que permitirán garantizar mediante su cumplimiento que, en todo momento, el estado de la aplicación de digitalización y los dispositivos asociados producirán imágenes fieles al documento en soporte papel. “

Se muestra a continuación un esquema del proceso de digitalización (tomado de la Guía de aplicación de la norma técnica de interoperabilidad. Digitalización de documentos)

esquema del proceso de digitalización (de la Guía de aplicación de la norma técnica de interoperabilidad. Digitalización de documentos)
esquema del proceso de digitalización (de la Guía de aplicación de la norma técnica de interoperabilidad. Digitalización de documentos)

Es importante señalar que según la mencionada Guía a la hora de diseñar sus propios procedimientos, la NTI no establece ninguna limitación relativa a la participación de terceros en procesos de digitalización, como puede ser por ejemplo la externalización del servicio, siendo en cualquier caso responsabilidad de la organización garantizar la integridad del documento electrónico digitalizado.

Autores:

Manuel Jimber del Río
Francisco José Sánchez Laguna.
Rafael Marín Jiménez

El quinto trabajo de Heracles: Los establos de Augías(X). Las indestructibles historias clínicas.

Hércules limpia los establos de Augías desviando el cauce de los ríos Alfeo y Peneo. Detalle del mosaico romano de Los Doce Trabajos de Liria (Valencia, España). Luis García [GFDL (http://www.gnu.org/copyleft/fdl.html) or CC-BY-SA-3.0-2.5-2.0-1.0 (http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0)], via Wikimedia Commons
Hércules limpia los establos de Augías desviando el cauce de los ríos Alfeo y Peneo. Detalle del mosaico romano de Los Doce Trabajos de Liria (Valencia, España).
Luis García [GFDL (http://www.gnu.org/copyleft/fdl.html) or CC-BY-SA-3.0-2.5-2.0-1.0 (http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0)], via Wikimedia Commons
Para la firma electrónica por parte del ciudadano en sus relaciones con las organizaciones, es de aplicación lo dispuesto en los artículos 14, 15 y 16 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, lo que supone la posibilidad de utilizar:

–         Los sistemas de firma electrónica incorporados al Documento Nacional de Identidad.

–         Sistemas de firma electrónica avanzada, cuya relación sea pública y accesible por medios electrónicos, para identificarse y autenticar sus documentos.

–         Otros sistemas de firma electrónica, tales como claves concertadas en un registro previo, aportación de información conocida por ambas partes (por parte de la organización y del ciudadano) u otros sistemas no criptográficos, siempre y cuando la organización así lo considere, de forma justificada, teniendo en cuenta los datos e intereses afectados. En este caso la organización correspondiente es la encargada de garantizar la integridad y el no repudio por ambas partes de los documentos electrónicos.

 

En cuanto a la firma electrónica por parte de las organizaciones, los sistemas que pueden ser utilizados aparecen en los artículos 18 y 19 de la Ley 11/2007, de 22 de junio y son:

–         Firma electrónica basada en certificados, cuya aplicación se realiza según lo establecido en la Política de firma que corresponda.

–         Sistemas de Código Seguro de Verificación (CSV), en cuyo caso es de aplicación lo dispuesto en los artículos 20 y 21 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos (en adelante R.D. 1671/2009, de 6 de noviembre).

El sellado electrónico de documentos o timestamping es un complemento de la firma electrónica ya que es un sistema por el que un tercero asegura que los datos contenidos en un documento existen desde una fecha concreta.

La firma digital, por si sola, adolece de este defecto, y es que no tenemos la certeza de cuando se ha firmado el documento electrónico. Una Autoridad de Sellado de Tiempo (TSA) actúa como tercera parte de confianza testificando la existencia de dichos datos electrónicos en una fecha y hora concretos. Aplicando sellos de tiempo en los documentos electrónicos garantizamos que las transacciones se realizan en un momento concreto y sus contenidos no han sido alterados desde entonces, al mismo tiempo que se evita la posibilidad de repudio.

El Artículo 29.2 de la Ley 11/2007 (LAECS) indica que los documentos administrativos incluirán referencia temporal, que se garantizará a través de medios electrónicos cuando la naturaleza del documento así lo requiera.

Autores:

Manuel Jimber del Río
Francisco José Sánchez Laguna.
Rafael Marín Jiménez

El quinto trabajo de Heracles: Los establos de Augías(IX). Las indestructibles historias clínicas.

Hércules limpia los establos de Augías desviando el cauce de los ríos Alfeo y Peneo. Detalle del mosaico romano de Los Doce Trabajos de Liria (Valencia, España). Luis García [GFDL (http://www.gnu.org/copyleft/fdl.html) or CC-BY-SA-3.0-2.5-2.0-1.0 (http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0)], via Wikimedia Commons
Hércules limpia los establos de Augías desviando el cauce de los ríos Alfeo y Peneo. Detalle del mosaico romano de Los Doce Trabajos de Liria (Valencia, España).
Luis García [GFDL (http://www.gnu.org/copyleft/fdl.html) or CC-BY-SA-3.0-2.5-2.0-1.0 (http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0)], via Wikimedia Commons
El documento electrónico residirá por tanto, desde el mismo instante de su captura, en un sistema de gestión de documentos, donde permanecen inalteradas las características de autenticidad, fiabilidad e integridad, que confieren al documento valor probatorio, en el marco de la política de gestión de documentos electrónicos correspondiente.

La ley de Firma Electrónica define una clase particular de certificados electrónicos denominados certificados reconocidos, que son los certificados electrónicos que se han expedido cumpliendo requisitos cualificados en lo que se refiere a su contenido, a los procedimientos de comprobación de la identidad del firmante y a la fiabilidad y garantías de la actividad de certificación electrónica.

Los certificados reconocidos constituyen una pieza fundamental de la llamada firma electrónica reconocida, que se define siguiendo las pautas impuestas en la Directiva 1999/93/CE como la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. A la firma electrónica reconocida le otorga la ley la equivalencia funcional con la firma manuscrita respecto de los datos consignados en forma electrónica.

Por otra parte, la ley contiene las garantías que deben ser cumplidas por los dispositivos de creación de firma para que puedan ser considerados como dispositivos seguros y conformar así una firma electrónica reconocida.

La certificación técnica de los dispositivos seguros de creación de firma electrónica se basa en el marco establecido por la Ley 21/1992, de 16 de julio, de Industria y en sus disposiciones de desarrollo. Para esta certificación se utilizarán las normas técnicas publicadas a tales efectos en el «Diario Oficial de las Comunidades Europeas» o, excepcionalmente, las aprobadas por el Ministerio de Ciencia y Tecnología.

Una de las novedades que la ley ofrece respecto del Real Decreto Ley 14/1999, es la denominación como firma electrónica reconocida de la firma electrónica que se equipara funcionalmente a la firma manuscrita. Con ello se aclara que no basta con la firma electrónica avanzada para la equiparación con la firma manuscrita; es preciso que la firma electrónica avanzada esté basada en un certificado reconocido y haya sido creada por un dispositivo seguro de creación.

Según el apartado IV. Firma del documento electrónico, los documentos administrativos electrónicos, y aquellos susceptibles de formar parte de un expediente, tendrán siempre asociada al menos un firma electrónica de acuerdo con la normativa aplicable.

Autores:

Manuel Jimber del Río
Francisco José Sánchez Laguna.
Rafael Marín Jiménez

El quinto trabajo de Heracles: Los establos de Augías(VIII). Las indestructibles historias clínicas.

Hércules limpia los establos de Augías desviando el cauce de los ríos Alfeo y Peneo. Detalle del mosaico romano de Los Doce Trabajos de Liria (Valencia, España). Luis García [GFDL (http://www.gnu.org/copyleft/fdl.html) or CC-BY-SA-3.0-2.5-2.0-1.0 (http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0)], via Wikimedia Commons
Hércules limpia los establos de Augías desviando el cauce de los ríos Alfeo y Peneo. Detalle del mosaico romano de Los Doce Trabajos de Liria (Valencia, España).
Luis García [GFDL (http://www.gnu.org/copyleft/fdl.html) or CC-BY-SA-3.0-2.5-2.0-1.0 (http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0)], via Wikimedia Commons
Podrán almacenarse por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas. Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad de  trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.

Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos.

Está claro que no podía ser de otra manera, otra característica fundamental del documento digitalizado es su disponibilidad.

El documento electrónico digitalizado debe conservarse convenientemente clasificado, contemplando la posibilidad de que dicho documento exista en otro soporte adicional para garantizar su disponibilidad y consulta.

Debe tenerse en cuenta que la disponibilidad no consiste simplemente en que el documento se encuentre disponible, sino que lo esté sin demora allí donde sea necesario y para los usuarios autorizados.

A este respecto se establecen las consideraciones de seguridad necesarias para los sistemas de gestión documental en el artículo 22 del RD 4/2010 del Esquema Nacional de Interoperabilidad.

–         “a. Cumplimiento de principios básicos y requisitos mínimos de seguridad previstos en el ENS atendiendo a los riesgos a los que puedan estar expuestos y sus plazos de conservación.

–         b. Si los documentos digitalizados contienen datos de carácter personal sería de aplicación lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre y normativa de desarrollo “

Autores:

Manuel Jimber del Río
Francisco José Sánchez Laguna
Rafael Marín Jiménez